Factuurnummers, je ziet ze in vele formaten en lengtes. Het is niet altijd even duidelijk wat er moet en wat er mag, zeker voor startende ondernemers.
Daar breng ik bij deze graag verandering in 😎. Na het lezen van deze post weet je perfect wat mag en niet mag.
Moetjes
Dé belangrijkste regel: jouw factuurnummering moet doorlopend, chronologisch en uniek zijn. Doorlopend betekent dat je dus niet zomaar een factuur ‘ervantussen’ mag laten en een nummertje overslaan. Door chronologisch te nummeren kan een factuur van november dus geen lager factuurnummer hebben dan een factuur van oktober.
Doordat elk factuurnummer uniek moet zijn weet je aan de hand van het factuurnummer perfect over welke factuur het gaat.
Je begint te tellen bij nummer 1 (en niet bij 0, daar durft menig IT programmeur zich al eens in vergissen 😁), volgend nummertje is 2, 3 enz…
Het factuurnummer zelf moet ononderbroken zijn, het mag dus geen spaties bevatten. Wel mogen er in het factuurnummer naast cijfers ook letters voorkomen, of (schuine) streepjes. Dat kan handig zijn om verschillende reeksen van elkaar te kunnen onderscheiden, maar daar vertel ik hieronder nog wat meer over.
Behalve facturen moeten ook credit nota’s doorlopend genummerd zijn. Hier mag je kiezen of je voor credit nota’s een aparte reeks start, of dat je de credit nota gewoon mee nummert met jouw facturen. Maak je bijvoorbeeld na factuur met volgnummer 103 een creditnota dan krijgt deze het volgnummer 104. De volgende factuur wordt dan genummerd met 105.
Moet je vaak credit nota’s opmaken voor bijvoorbeeld retouren dan is het waarschijnlijk overzichtelijker om hiervoor een aparte reeks aan te maken. Is het eerder uitzonderlijk dat je een credit nota maakt dan kan je die dus gewoon mee opnemen in de factuurnummering.
Magjes
Moet je dan oneindig blijven doornummeren? Dat mag, maar moet zeker niet. Maar je mag niet op eender welk moment opnieuw beginnen tellen. Je mag enkel opnieuw starten aan het begin van elk ‘belastbaar tijdperk’.
Het belastbaar tijdperk voor een eenmanszaak valt gewoon samen met het kalenderjaar. Op 1
januari mag je dus opnieuw beginnen tellen. Voor een vennootschap is het belastbaar tijdperk het boekjaar, wat voor de meeste vennootschappen ook gewoon start op 1 januari.
In het midden van een belastbaar tijdperk opnieuw starten met jouw nummering is dus een no-go.
Zoals je onder de ‘moetjes’ al kon lezen moet elk factuurnummer ook uniek zijn. Daarom zie je vaak dat een factuur start met het jaartal en dan pas het eigenlijke volgnummer. De eerste facturen van 2021 worden zo bijvoorbeeld 2021001, 2021002, enz … In 2022 begin je dan opnieuw te nummeren met 2022001. Zo kan je opnieuw starten met jouw nummering en heb je toch nog een uniek factuurnummer.
Je mag tijdens 1 belastbaar tijdperk ook verschillende reeksen hebben. Zoals hierboven al verteld, heb je mogelijk al een verschillende reeks voor de facturen en de credit nota’s. Zo zie je vaak dat de reeks voor creditnota’s wordt voorafgegaan door ‘CN’. Jouw eerste credit nota zou zo bijvoorbeeld nummer CN2021001 kunnen krijgen, terwijl je daarnaast ook een gewone verkoopfactuur met nummer 2021001 hebt (eventueel voorafgegaan dor ‘VK’).
Maar heb je bijvoorbeeld een coachingpraktijk en daarnaast ook een webshop waar je boeken of andere spullen verkoopt, dan mag je een factuurnummering hebben voor jouw prestaties als coach en daarnaast nog een andere nummering voor de verkopen van jouw webshop. Het enige waar je voor moet zorgen is dat het factuurnummer uniek is, zoals ik in de voorgaande paragraaf al heb uitgelegd voor verkoopfacturen en credit nota’s.
Ik zie ook vaak dat ondernemers de maand of klantnummer willen verwerken in hun
factuurnummer. Dat kan ook perfect, je moet er enkel voor zorgen dat je de doorlopende
nummering behoudt. Jouw factuurformaat kan er dan bijvoorbeeld zo uitzien: jaartal – maand –
klantnummer – volgnummer.
Ik licht het even toe aan de hand van een voorbeeld.
Stel dat je in januari 3 facturen hebt: voor klant 1, klant 2 en opnieuw klant 1 en in februari factureer je aan klant 3 en klant 2. Dan is jouw eerste factuurnummer 20210101001:
2021 (jaartal) 01 (maand) 01 (klant) 001 (volgnummer)
Nadien krijg je de volgende reeks factuurnummers:
januari: 20210102002, 20210101003, februari: 20210203004, 20210202005
Als je wil kan je dit wat leesbaarder maken door leestekens toe te voegen 2021-02.02.005
Kan je nog volgen? 🤓
Tip 💡
Je denkt best op voorhand na hoeveel facturen je verwacht aan te maken, zodat je voldoende karakters kan reserveren voor het volgnummer van de factuur. Voorzie je bijvoorbeeld 2 cijfers, dan kan je binnen die reeks 99 facturen aanmaken (01 tot en met 99).
Je ziet dat je het zo eenvoudig of ingewikkeld kan maken zoals je zelf wil, zolang je maar met enkele basisregels rekening houdt.
Mijn raad is om het niet te complex te maken. Als je niet veel facturen of verschillende klanten hebt zou je het nodeloos ingewikkeld maken om maand en klantnummer toe te voegen.
